"ISO 9001 – lika bra för vården som för industrin"

> Anna Lundberg har 15 års erfarenhet av att implementera och arbeta med ledningssystem för kvalitet och miljö. Först i industrin, sedan inom hälso- och sjukvården. Men sedan drygt ett år tillbaka arbetar hon som revisor på SFK Certifiering med uppgift att granska andras ledningssystem – inte minst inom vården.

Hur trivs du med rollen som revisor?
– Jättebra! Det är väldigt roligt och omväxlande! Jag får träffa många trevliga och positiva människor. Det är intressant att ta del av deras arbete, vilka mål de satt upp och hur de tänker sig att nå dem. Jag märker också ett stort intresse vid revisionerna och jag kan bidra till att människor får en större förståelse för helheten och för det de håller på med. Det är väldigt stimulerande.

Vilka standarder och branscher arbetar du med?
– Jag är revisionsledare för ISO 9001, ISO 14001 samt AFS 2001:1 och OHSAS 18001. Det är mest ISO 9001 och ISO 14001 revisioner, ungefär jämt fördelat, men certifieringar inom arbetsmiljö kommer troligtvis att öka. Mina uppdrag finns inom såväl hälso- och sjukvård som industri- och näringsliv. Kanske mest inom vården.

Vilka utmaningar ur ett kvalitetsperspektiv ser du inom just vården?
– Fokus på kvalitetsfrågorna har blivit större de senaste 5-10 åren, i takt med att trycket på hälso- och sjukvården har ökat. Vi lever allt längre, utvecklingen har möjliggjort fler typer av behandlingar och människor ställer allt högre krav. Svårigheten idag är att möta de behov och den efterfrågan som finns med de resurser som är tillgängliga. Det påverkar naturligtvis tillgängligheten, vilket är en stor utmaning idag. En annan viktig fråga är patientsäkerheten.

Hur kan ett ledningssystem svara upp mot dessa utmaningar tycker du?
– Alla ställer som sagt krav idag. Ett ledningssystem är ett bra verktyg för att tydliggöra verksamhetens kvalitetsarbete, läge och mål – både för ledning, medarbetare, patienter och för andra intressenter. Med ett bra kvalitetsledningssystem och tydliga rutiner blir verksamheten effektivare samtidigt som riskerna för misstag minskar.

Är ledningssystem inom hälso- och sjukvården något nytt?
– Nej, det har funnits länge, och det är helt nödvändigt. Inom den offentliga hälso- och sjukvården handlar det om stora och mycket komplexa organisationer. Ett landsting kan ha tiotusentals anställda och arbetet i olika kliniker eller enheter skiljer sig åt, så det krävs systematik för att man ska kunna följa upp resultat i verksamheten. Dessutom är det ett lagkrav som regleras i Socialstyrelsen föreskrifter om Ledningssystem för kvalitet och patientsäkerhet i hälso- och sjukvården (SOSFS 2005:12).

Många förknippar ISO 9001 med tillverkande industri – är standarden bra även för hälso- och sjukvården?
– Ja, det tycker jag. Standarden ska passa alla typer av verksamheter och kan därför kännas abstrakt, men det finns en vägledning anpassad till hälso- och sjukvård. Inte minst bidrar den till ökad systematik. Allt fler, framför allt nyetablerade privata vårdföretag väljer också att införa ISO 9001. Bland offentliga vårdgivare är det inte lika vanligt med ISO 9001-certifieringar, däremot är miljöledningssystemet ISO 14001 populärt i både den privata och den offentliga vården.

Varför är det så tror du?
– ISO9001 är ett mycket bra stöd när man bygger upp en ny organisation. Vid upphandlingar av privat vård och omsorg brukar det också finnas krav på certifiering enligt ISO 9001.

– När det gäller miljöfrågor så finns inte samma tradition som inom kvalitet och patientsäkerhet, så där får även offentliga vårdgivare börja mer eller mindre från grunden. Då är det naturligt att använda ett standardiserat miljöledningssystem som ISO 14001.

Kan det ändå finnas skäl för en vårdgivare som redan har ett väl fungerande ledningssystem att certifiera verksamheten enligt standarden ISO 9001?
– Ja. Sjukvården går mot ett ökat utbyte av tjänster, både nationellt och internationellt. ISO 9001 är en internationellt accepterad standard, så ett sådant certifikat kan underlätta samarbeten med andra kliniker. Sen tror jag att ISO-standarden kan leda till en tydligare systematik, framför allt vid uppföljningen av ledningssystemet, dess effektivitet och förbättringsmöjligheter.

Vem beslutar om kvalitets- och miljöcertifieringar när det handlar om offentliga vårdgivare?
– Övergripande är det ofta ett politiskt beslut, men enskilda enheter eller kliniker kan själva fatta beslut om certifiering enligt en viss standard.

Vad är bra att tänka på när man ska införa ett ledningssystem enligt en standard?
– Att inte krångla till det, utan göra det så enkelt som möjligt! Till exempel bör man försöka integrera befintliga strukturer och rutiner. Man kan lätt gå i fällan att skapa helt nya dokument och rutiner, men det finns redan en mängd rutiner som fungerar. Dessa bör inventeras och jämföras med de mål och krav som finns.

Då är det viktigt att ha tydliga mål och krav?
– Absolut! Tydliga mål och krav gör att alla vet vad man arbetar mot. Det gör det också lättare att skapa tydliga rutiner, vilket i sin tur minimerar misstag och förebygger risker. Patientsäkerheten är kanske det viktigaste argumentet för ett kvalitetsledningssystem… plus nöjda patienter och medarbetare.

Alla medarbetare kanske inte är så insatta i ledningssystemet, är det ett problem?
– Ett ledningssystem kan lätt uppfattas som något abstrakt. Men när man för ner det på lokal nivå, till praktiska, konkreta rutiner, ökar engagemanget hos medarbetarna. Jag upplever dagligen att den ordning och reda som är resultatet av ledningssystemet verkligen underlättar för både ledningen och medarbetare i den operativa verksamheten, och det tror jag de själva märker. Så det behöver inte vara ett problem.

Vad ser du för svårigheter med ett ledningssystem inom just vården?
– I många fall handlar det som sagt om stora organisationer med komplex verksamhet. En utmaning är att få en röd tråd i systemet, från högsta ledning till sjukhusledning, klinikledning och vidare ut på avdelningarna. Sen finns det många olika kravställare; såväl internt som externt. Politiker, läkare och annan vårdpersonal, patienter, anhöriga… alla har olika perspektiv på vad man kan förvänta sig.

Slutligen Anna, kommer intresset för kvalitets- och miljöcertifieringar inom vården att fortsätta de närmaste åren?
– Privatiseringen ökar och för nyetablerade vårdgivare är det viktigt att kunna påvisa kvalitet. Men jag tror även intresset kommer att öka inom den offentliga vården. ISO 9001 är ett verktyg som passar lika bra för vården som för industrin. När det gäller miljö så är det något som berör alla, och där har ISO 14001 blivit en etablerad standard. Så ja, jag tror att efterfrågan på kvalitets- och miljöcertifieringarna kommer att fortsätta. Dessa frågor blir allt viktigare – för alla aktörer, inte bara inom vården.